Периодика: учет, хранение и списание. Материалы к заседанию ММО

20 февраля во время заседания вы получите эти материалы. Для тех, кто в силу объективных причин вынужден отсутствовать, прошу - скачивайте, сохраняйте и пользуйтесь. 

22/01/2010 Номенклатура  зберігання періодичних видань (бібліотека ВНЗ); яка Інструкція регламентує списання періодики.

Відповідь: На жаль, Інструкції щодо зберігання і списання періодичних видань не існує. Тому в залежності від способу отримання (передплата чи обов’язковий примірник), значимості періодичного видання, наявних умов для збереження визначається термін його зберігання у бібліотеці. Він може бути постійним, довготривалим або тимчасовим, і залежить від статусу бібліотеки, її місії, функцій, які на неї можуть бути покладені як державного, регіонального, місцевого депозитарію (книгосховища) краєзнавчих та інших документів. На основі оцінки документу за його цільовим призначенням, змістом, інформаційною цінністю бібліотеки самостійно визначають терміни його зберігання, окрім документів постійного зберігання, що регламентовано законодавством (краєзнавчі видання, отримані по системі обов’язкового примірника тощо), визначають терміни короткочасного зберігання. Рішення затверджується рішенням методичної ради або ради при директорові.

Термін зберігання періодичних видань

 Відповідь: Традиційно термін зберігання періодичних видань у 5 років регламентувався «Реєстраційною журнальною карткою», яка одночасно була і формою індивідуального обліку цих видань. Далі терміни зберігання документів визначала кожна бібліотека самостійно, виходячи з власних можливостей утримання, технічних умов зберігання, виконання краєзнавчих функцій. Це було рішення або Ради при директорові, або методичне.  Проте, сьогодні терміни зберігання регламентуються КЕКом (кодом економічної класифікації: за яким кодом придбана періодика – 1131(короткотривале зберігання), чи 2110 (довготривале, аналогічне обліку книжкового фонду).

16/01/2012 Якій термін зберігання періодичних видань у бюджетній установі та за якими нормативними  документами?

Відповідь. Періодичні видання в бібліотеці списуються на підставі закінчення терміну зберігання. Термін зберігання періодичних видань (довготривалий або короткотривалий ) визначається бібліотекою самостійно, враховуючи: функції, профіль бібліотеки; специфіку комплектування; актуальність, цінність, ефективність використання видання; технічні умови зберігання тощо. Бібліотеки самостійно визначають терміни зберігання документів що регламентовано законодавством (краєзнавчі видання, отримані по системі обов’язкового примірника ). Рішення затверджується рішенням методичної ради або ради при директорові.

04/06/2012 Як має виглядати акт списання періодичних видань.

 Відповідь. Періодичні видання в бібліотеці списуються на підставі закінчення строку зберігання. Термін зберігання періодичних видань визначається бібліотекою самостійно, враховуючи профіль, специфіку комплектування, актуальність, цінність, ефективність використання документів, технічні умови зберігання тощо. Також бібліотека вирішує щодо зберігання обов'язкового примірника періодичних видань. Пропонуємо скористатись типовою формою ОЗ-5 (бюджет) "Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури" визначеною Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів (затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України 02.12.97 р. N 125/70 /Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0612-97/ed20101002 . В Описі до акту необхідно включити графи: №, Назва, Кількість, Рік видання, Відділ. Нагадуємо, що основними одиницями обліку газет є річний комплект газети та її назва (незалежно від зміни назви видання) (п.3.3. Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом МКіТ України 03.04.2007 №22 /Режим доступу: http://profy.nplu.org/file/official/i_oblik.htm

26/11/2012 За якими причинами списуються періодичні видання: журнали та газети

 Відповідь. Періодичні видання в бібліотеці списуються на підставі закінчення строку зберігання. Термін зберігання періодичних видань визначається бібліотекою самостійно, враховуючи профіль, специфіку комплектування, актуальність, цінність, ефективність використання документів, технічні умови зберігання тощо.

14/11/2012 Чи можна   списувати періодичні видання в кінці року.

 Відповідь. Ви маєте проводити списання при наявності дозволу від засновника бібліотеки. Радимо додатково ознайомитись з п.6.2 Інструкції з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ(затверджено наказом Державного казначейства України від 21.02.2005 N 30, із змінами) /Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0459-00 , з юридичною консультацією вченого секретаря НПБУ Н.І. Розколупи в журналі "Бібліотечна планета" . – 2008. - № 4 , статтею "До проблем обліку бібліотечних фондів" в "Бібліотечній планеті" . – 2006. - № 2 (електронні версії розміщені на сайті). Облік бібліотечних фондів регулюють : "Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах" (затверджену Наказом Міністерства культури і туризму України 03.04.2007 N 22) /Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0530-07 , Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затверджені Наказом Міністерства культури і туризму України 27.03.2008 N 321/0/16/-08 /Режим доступу: http://zakon.nau.ua/doc/?code=v6-09655-09 , "Інструкція з обліку необоротних активів бюджетних установ", затверджена Наказом Державного казначейства України 17.07.2000 N 64 /Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=z0459-00.

08/01/2013 Скільки років потрібно зберігати у фонді бібліотеки офіційні періодичні видання "Голос України" та "Урядовий кур'єр.

 Відповідь. Термін зберігання періодичних видань визначається бібліотекою самостійно (постійний, довготривалий або короткотривалий). Це залежить від статусу бібліотеки, її місії, функцій; від профілю, специфіки комплектування; кодів економічної класифікації, за якими придбана періодика; ефективності використання документів; технічних умов зберігання тощо. Терміни короткочасного зберігання затверджуються рішенням методичної ради або ради при директорові. Зазвичай в невеликих бібліотеках-філіях термін зберігання газет – від 3 до 5-ти років.

Додаток 1

  МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ

                            Н А К А З

                         03.04.2007  N 22

                                      Зареєстровано в Міністерстві

                                      юстиції України

                                      23 травня 2007 р.

                                      За N 530/13797

          Про затвердження Інструкції з обліку документів,

               що знаходяться в бібліотечних фондах

  

    5. Порядок обліку інших видань

     5.5 Журнальні  та  газетні  видання підлягають обліку в Книзі

сумарного обліку бібліотечного фонду.  Записи до  цієї  книги  про

надходження   газетних   видань  заносяться  на  підставі  річного

підсумкового акта приймання-здавання видань (без зазначення ціни).

Записи  про надходження журнальних видань заносяться щомісяця (без

зазначення ціни).

     5.6 Надходження журнальних видань до бібліотеки фіксується  у

картках обліку журналів.

     5.7 Надходження  газетних  видань  до бібліотеки фіксується у

картках обліку газет.

Додаток 2

                  ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ

                            Н А К А З

  N 64 від 17.07.2000                  Зареєстровано в Міністерстві

                                      юстиції України

                                      31 липня 2000 р.

                                      за N 459/4680

        Про затвердження Інструкції з обліку основних засобів

          та інших необоротних активів бюджетних установ

              ( Із змінами, внесеними згідно з Наказами

                               Державного казначейства

               N  30 ( z0300-05 ) від 21.02.2005

               N 137 ( z0921-05 ) від 08.08.2005 )

6. Відображення переміщення необоротних активів

                у регістрах бухгалтерського обліку

6.2. З метою своєчасного відображення  надходження,  вибуття,

ліквідації   та   руху   необоротних   активів  аналітичний  облік

необоротних  активів  бюджетними  установами  ведеться  за  місцем

зберігання  (експлуатації)  та  в бухгалтерії за типовими формами:

ОЗ-1 (бюджет)  "Акт  прийняття-передачі  основних  засобів",  ОЗ-2

(бюджет)  "Акт прийняття-здання відремонтованих,  реконструйованих

та модернізованих  об'єктів",  ОЗ-3  (бюджет)  "Акт  про  списання

основних    засобів",    ОЗ-4    (бюджет)    "Акт   про   списання

автотранспортних засобів",  ОЗ-5  (бюджет)  "Акт  про  списання  з

балансу  бюджетних  установ  і  організацій вилученої з бібліотеки

літератури",  ОЗ-6 (бюджет)  "Інвентарна  картка  обліку  основних

засобів  в бюджетних установах",  ОЗ-8 (бюджет) "Інвентарна картка

обліку основних  засобів  в  бюджетних  установах  (для  тварин  і

багаторічних   насаджень)",   ОЗ-9   (бюджет)  "Інвентарна  картка

групового обліку основних засобів в  бюджетних  установах",  ОЗ-10

(бюджет)  "Опис  інвентарних  карток  з  обліку основних засобів",

ОЗ-11  (бюджет)  "Інвентарний  список  основних  засобів",   ОЗ-12

(бюджет)  "Відомість  нарахування  зносу  на основні засоби",  які

затверджені  спільним  наказом  Головного  управління   Державного

казначейства України та Державного комітету статистики України від

02.12.97 N 125/70 ( z0612-97 ) "Про затвердження  типових  форм  з

обліку  та  списання  основних  засобів,  що  належать установам і

організаціям,  які утримуються за рахунок державного або  місцевих

бюджетів   та   Інструкції   з  їх  складання",  зареєстрованим  у

Міністерстві юстиції України 22.12.97 за N 612/2416.

Додаток 3

Щодо бухгалтерського обліку бібліотечних фондів

ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ

Л И С Т

14.09.2011  N 17-08/278-1569

Державна казначейська служба розглянула лист <...> щодо надання роз'яснень і в межах компетенції повідомляє.

1. За яким КЕКВ бібліотека має придбавати періодичні видання (журнали, газети) вартістю до 1000 грн. за видання, які за п. 2 Інструкції N 22 входять до бібліотечного фонду?

Згідно з Законом України "Про бібліотечну справу" бібліотечний фонд - упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці. Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів (абзац 1 статті 16).

Бібліотека - інформаційний, культурний, освітній заклад (установа, організація) або структурний підрозділ, що має упорядкований фонд документів, доступ до інших джерел інформації та головним завданням якого є забезпечення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів бібліотеки.

Відповідно до Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженої наказом Міністерства культури і туризму України від 03.04.2007 N 22, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23.05.2007 за N 530/13797, до бібліотечних фондів, зокрема, відносяться:

- журнал - періодичне видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу встановленого формату в обкладинці або оправі;

- газета - періодичне видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призначене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов'язані з внутрішніми справами, міжнародними проблемами, політикою тощо;

- періодичне видання - серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком.

Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Державного казначейства України від 25.11.2008 N 495 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 27.01.2009 за N 79/16095, визначено, що придбання або передплата періодичних, довідкових, інформаційних видань, придбання та виготовлення підручників та книг (крім бібліотечних фондів) здійснюється за КЕКВ 1131 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар, у тому числі м'який інвентар та обмундирування" (1.3.1-в).

Видатки на поповнення музейних фондів, книг для бібліотечних фондів проводяться за КЕКВ 2110 "Придбання обладнання і предметів довгострокового користування" (1.1-к). Таким чином, якщо періодичні видання є бібліотечними фондами, видатки на їх придбання здійснюються зазначеним кодом.

2. Чи може бібліотека всі періодичні видання (газети, журнали) визнати такими, що не входять до бібліотечних фондів за наказом керівника?

Віднесення періодичних видань та іншої літератури до бібліотечних фондів повинно регламентуватися відомчими нормативними актами, норми яких мають узгоджуватися з вимогами Інструкції. Відповідальність щодо розподілу періодичних видань на "бібліотечний фонд" та "небібліотечний фонд" покладається виключно на розпорядника бюджетних коштів.

3. Як визначити вартість кожного примірника бібліотечних фондів при списанні?

Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури (далі - Акт), затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України / Державного комітету статистики України від 02.12.97 N 125/70, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.12.97 за N 612/2416. Акт складається у двох примірниках, на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають виключенню із бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо опис складається на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню).

Вартість кожного примірника бібліотечних фондів визначається в Описі на вилучення з бібліотеки морально застарілої і фізично зношеної літератури, в якому зазначається інвентарний номер вибулих видань, автор книги і назва, кількість та ціна за одиницю, сума, на підставі яких документів проведено вилучення.

4. Чи поширюється п. 1.20 Інструкції N 64 на сумовий та інвентарний облік одиниць бібліотечних фондів за Інструкцією N 22?

За роз'ясненнями щодо застосування Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженої наказом Міністерства культури і туризму України від 03.04.2007 N 22, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23.05.2007 за N 530/13797, і відповідності її положень вимогам Інструкції, пропонуємо звернутися до Міністерства культури України.

5. Як привести облік бібліотечних фондів, що числиться як один об'єкт, у відповідність до п. 1.20 Інструкції N 64: відкинути копійки із загальної вартості бібліотечних фондів чи переглянути ціну кожного примірника?

Роз'яснення щодо дотримання вимог пункту 1.20 Інструкції було надано листом Державного казначейства України від 26.11.2010 N 17-04/2979-22109.

Заступник Голови

Г.Лега

Додаток 4

Для індивідуального обліку періодичних видань  ведеться  „Реєстраційна картотека періодичних видань ”.

                Картотека обліку журналів. Створюється вона на основі реєстраційних карток журналів, які надходять до бібліотеки  і є головним засобом розкриття журнального фонду бібліотеки. Картка має лицьову та зворотну сторони. На лицьовій стороні картки,

у верхній її частині, фіксується назва журналу  (мовою оригіналу) та його періодичність. Нижче вказується рік та назви місяців року.

Приклад реєстраційної картки на журнали.

Назва :  МАТЕМАТИКА В ШКОЛІ                 Кількість примірників

                                                                                   Періодичність                                                                                                                                           

Рік

Січ.

Лют.

Берез.

Квіт.

Трав.

Черв.

Лип.

Серп.

Верес.

Жовт.

Лист.

Груд.

                Картотека обліку  газет.

 Створюється на основі реєстраційних карток на газети, що надходять до бібліотеки. Реєстраційна картка на газети теж має лицьову та зворотну сторони. На лицьовій стороні картки,  у  верхній її частині фіксується  назва газети (мовою оригіналу)  її періодичність та кількість примірників. На зворотній стороні фіксуються особливі примітки.

Приклад реєстраційної картки на газети .

Назва : ОСВІТА                                                   Кількість примірників

                                                                                 Періодичність

Місяць	Число
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
Січень
Лютий

Додаток 5

ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ

22.09.2005  N 07-04/1827-7745

                Центральній державній науково-технічній бібліотеці гірничо-металургійного комплексу України  49100, м. Дніпропетровськ, вул. Дзержинського, 23

Про віднесення до бібліотечних фондів

 Державне казначейство України розглянуло лист Центральної державної науково-технічної бібліотеки гірничо-металургійного комплексу України від 31.08.2005 N 56 про застосування коду економічної класифікації при придбанні періодичних видань бібліотекою і в межах компетенції повідомляє.

 Відповідно до Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" бібліотечний фонд - упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці. Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.

 Економічна класифікація видатків бюджету розмежовує видатки за економічними ознаками з детальним розподілом коштів за їх предметними ознаками. Здійснення видатків за їх економічною сутністю регулює наказ Державного казначейства України від 04.11.2004 N 194 "Про затвердження Роз'яснень щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету".

 В абзаці 17 Роз'яснень до застосування коду економічної класифікації 2110 "Придбання обладнання і предметів довгострокового користування" визначено: " за вказаним кодом здійснюються витрати на поповнення книг для бібліотечних фондів", тобто, якщо періодичні видання (газети, журнали) є бібліотечними фондами, видатки на їх придбання здійснюються за значеним вище кодом.

 У випадку, якщо періодичні видання не відносяться до бібліотечних фондів, видатки на їх придбання необхідно проводити за КЕКВ 1131 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар".

 Віднесення періодичних видань та іншої літератури до бібліотечних фондів повинно регламентуватися відомчими нормативними актами. Відповідальність щодо розподілу періодичних видань на "бібліотечний фонд" та "небібліотечний фонд" покладається виключно на розпорядника бюджетних коштів.

В.о. Голови       О. О. Чечуліна

Додаток 6

Сторожинецька районна централізована бібліотечна система. Організаційно-методичний відділ

ІНФОРМАЦІЙНО-МЕТОДИЧНИЙ БЮЛЕТЕНЬ. ВИПУСК 9/2011

Об’єкти та одиниці обліку бібліотечних фондів

           Об’єктами обліку бібліотечного фонду виступають усі види документів, що надходять до бібліотеки або вибувають із неї, незалежно від виду документа та його матеріальної основи.

Для стандартизації одиниць обліку документів фонду бібліотек в Україні використовується міждержавний стандарт ГОСТ 7.20-2000 «Бібліотечна статистика».  Одиниця обліку фонду - примірник, назва, підшивка, комплект. Основними одиницями обліку бібліотечного фонду для всіх видів видань (крім газет) і неопублікованих матеріалів є назва і примірник. Додатковими одиницями обліку є:

·          річний комплект періодичних видань - сукупність номерів (випусків) за рік незалежно від їх річної кількості;

·          палітурна одиниця (підшивка) - сукупність номерів періодичних видань (документів), зшитих, оправлених або скріплених в інший спосіб в одне ціле;

·          метрополиця - міжнародна одиниця обліку обсягу фонду, яка вимірюється як один метр стелажної полиці, зайнятої виданнями або іншими документами;

·          примірник і назва (основна одиниця обліку обсягу фонду друкованих видань) - одиниця обліку неопублікованих, аудіовізуальних документів, електронних видань.

Для журналів під примірником розуміють том, номер, випуск, а назвою - назву видання за всі роки його надходження до фонду, незалежно від змін у назві журналу та повноти комплекту.

Основними одиницями обліку обсягу фонду газет є річний комплект газет і назва комплекту видання за всі роки його надходження до фонду, незалежно від зміни назви видання.

Сумарний облік періодичних видань

          Усі періодичні видання та видання, що продовжуються, незалежно від матеріальної основи та виду носія інформації, підлягають сумарному обліку. Підставою для внесення періодичних видань до книги сумарного обліку бібліотечного фонду є акт, який отримувач складає під час надходження періодичних видань у поточному році.

Слід зазначити,  що в бібліотеках документи тимчасового зберігання (періодичні видання), як правило, обліковуються сумарно, а на балансовий облік не беруться.

   Додаток 7

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції

України

12.04.2012 № 578/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

17 квітня 2012 р.

за № 571/20884

ПЕРЕЛІК

типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

2.7. Строк зберігання “До ліквідації організації” означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ.

ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Но­мер стат­ті	Види до­ку­мен­тів	Строк збе­рі­ган­ня до­ку­мен­тів		При­мі­т­ка
		в ор­га­ні­за­- ці­ях, у діяль-ності яких створюються до­ку­мен­ти НАФ	в ор­га­ні­за- ці­ях, у діяль-ності яких не створюються до­ку­мен­ти НАФ

1	2	3	4	5

7.6. Ор­га­ні­за­ція роботи відомчої бібліотеки, довідково-інформаційного фонду

9.	Кар­то­те­ки пе­рі­о­ди­ч­них ви­даньxe "КАРТОТЕКИ: пе­рі­о­ди­ч­них ви­дань" \t "807"		До лі­к­ві­да­ції біб­ліо­те­ки (ДІФ)	До лі­к­ві­да­ції біб­ліо­те­ки (ДІФ)
15.		Ак­ти списання пе­рі­о­ди­ч­них ви­дань xe "АКТИ: списання: пе­рі­о­ди­ч­них ви­дань" \t "813"	3 р.	3 р.